査収とはどんな意味？使い方・返信マナーもわかりやすく紹介！

ブルーちゃん！

最近、ビジネスメールで「ご査収ください」って書かれたメールをよく見るから、ちょっと気になってるんだ。

まずは、「査収」の基本的な意味や使い方を知っておこう！

読み方も教えるから、よーく聞いてね。

「査収」とは、「内容を確認して受け取ること」を指すんだよ。

その通り。送った書類などをちゃんと確認してほしいときに使うのが一般的なんだ。

読み方は「さしゅう」だね。

例えば、取引先に請求書を送る際に、「請求書を送付しましたので、ご査収ください」みたいに書いて確認をお願いすることが多いよ。

相手に丁寧に依頼したいときに使われる言葉だね。

確かに、「査収」に似た言葉がいくつかあるから、正しく使い分けていきたいね。

特に、次の3つをよく目にするんじゃないかな？

1つずつ説明していくね。

「確認」は、単に内容を見て確認してほしいときに使うのに対して、「査収」は確認して受け取るところまで含むから、ちょっと範囲が広いんだよ。

例えば、メールで報告書を送った場合は見てもらうだけでいいから「ご確認ください」が適切だね。

それに対して、請求書や商品の納品書を送付した場合は、どちらも受け取ってもらうものだから「ご査収ください」が向いているんだ。

うん、「検収」は主に物品が対象で、受け取った物を検品してほしいときに使うよ。

例えば、商品を納品した後に「商品の内容をご検収ください」みたいに使うんだ。

その通り。送るものが書類か物品か考えて、適切に使い分けてみてね。

「査証」は、「確認して証明する」という意味で使われることが多いね。

例えば、契約書の内容に問題がないか調べてほしいときに使うんだ。

「確認」で代用できることも多いけど、「査証」は、相手に根拠を求めたり、確認を強く求めるときに使われるんだ。

うん。「査収」を上手に使うためには、いくつかのポイントがあるんだ。

次の3つのポイントを説明していくね。

例えば、「資料を送付しましたので、ご査収ください」だけだと、送付した内容がぼんやりしているよね。

そうなんだ。だから、「本メールに添付しております、○月分の請求書をご査収ください」のように、確認してほしい具体的な内容を明記するのがポイントだよ。

また、複数の書類を送る場合は、「以下の書類をお送りしましたので、それぞれご査収ください」とリスト形式にするのもおすすめだね。

その通り！相手の負担を減らす工夫が大切だよ。

「ご査収ください」は丁寧な表現だけど、命令形に聞こえる場合があるから気をつけてね。

例えば「必ずご査収ください」のような言い方だと、相手に強い印象を与えてしまうんだ。

だから、「ご査収いただけますと幸甚です」のように、柔らかい言い回しを選ぶといいね。

ビジネスメールでは文語表現が基本だけど、堅苦しすぎない程度に配慮するのがポイントだよ。

うーん、基本的に話し言葉では使わないね。

「査収」っていう言葉が文語的で堅い表現だから、話し言葉にはあまり向いていないんだ。

例えば、「資料を確認して受け取っていただけますか？」のように、より分かりやすい表現を使うのが普通だね。

うん。だから、「査収」はメールや書面で使うものだと覚えておくといいよ。

「ご査収ください」と書かれたメールや手紙を受け取ったときは、丁寧に返信することもビジネスマナーの一環だよ。

次の3つの場合について説明していくね。

まずは、相手に送付物が届いたことをきちんと伝えることが大切だから、「○月分の請求書を確かに受領いたしましたので、ご安心くださいませ」のように伝えるといいよ。

そうだね。「受領しました」はフォーマルで、ビジネスに適している言葉だから使いやすいよ。

最後に「迅速なご対応、誠にありがとうございました」のように感謝の言葉を付け加えると、より丁寧な印象になるよ。

その場合は、「送付いただきました○○の件、内容を確認いたしました」みたいに書くといいね。

その通り。続けて「問題がないことを確認しましたので、次の手続きを進めてまいります」のように「問題がない」という言葉を添えることで、相手にスムーズに話が進んでいると伝えられるよ。

修正を依頼するときは、冷静で丁寧な言葉を使うのがポイントだよ。

例えば、「お送りいただきました○○の件につきまして、一部内容に確認が必要な箇所がございました」のように、「間違い」という言い方は避けて「確認が必要」のような柔らかい言い方で伝えるといいよ。

続けて、「〇〇ページの記載内容が異なっている可能性がございますので、再確認いただけますでしょうか」と、具体的に修正箇所を伝えるんだ。

最後に、今回説明したことをまとめておくね。

「査収」は、正確に使えば相手に信頼感を与えられる便利な表現なんだよ。

どういたしまして！また何かあったら聞いてね。