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更新日: 2025/1/19
【イラスト付き】文章の書き方やコツを徹底解説!簡潔で分かりやすい文章とは?

企画書を書くのにいつも時間がかかって困るのよね・・・。読みやすい文章が書けたらなぁって思うんだけど、何かコツってあるのかしら?

読みやすい文章が書けたらなぁって思うんだけど、何かコツってあるのかしら?
何を伝えたいのかを意識して余計な情報を省き、一文を短くしてシンプルにすると、読みやすくなるよ。


簡潔にしようとすると、内容が薄くならないか心配だわ。
それじゃあ今回は、簡潔で分かりやすい文章が書けるように、文章の書き方やコツを徹底解説するね。


やった!ブルーちゃん、お願いね!
分かりやすい文章の書き方は?押さえておきたいポイント10選

仕事の報告書やメールはもちろん、ブログ記事など、日常的に文章を書く場面は数多くあるよね。

読みにくい文章や曖昧な表現では、せっかくの内容が伝わらず、誤解を招くこともあるんだ。
書き手の意図が正確に伝わらなければ、せっかくの内容も効果が半減してしまうわね。

どうしたらいいのかしら?


下記のようなコツを押さえれば、誰でも分かりやすい文章が書けるよ!
1.簡潔に言い切る
2.無駄な修飾語を省く
3.接続詞を減らす
4.曖昧な指示語を使わない
5.内容を具体的に描写する
6.繰り返し表現を避ける
7.主語と述語の一致を保つ
8.修飾語は修飾対象の直前に配置する
9.レイアウトを見やすくする
10.最初に結論を述べる

上記の10個のコツについて、詳しく見ていこう!
1.簡潔に言い切る

分かりやすい文章を書くには、一文の長さを意識することが大切だよ。
どのくらいの長さにしたらいいのかしら?


30〜70文字程度にまとめると、読み手が負担なく内容を理解しやすくなるよ。

固有名詞が含まれる場合でも、80文字以内に抑えるようにしてね。

また、「〜が」を多用すると文の構造が複雑になって読みづらさが増すため、必要最低限にとどめるのがポイントだよ。
たしかに「~が」ってたくさん使われていると、どこまでが主語か分からないわね。


たとえば、以下のように「〜が」を減らしてみてね。
修正前 | 修正後 |
新しい企画がスケジュールに合わないが、改善案がある。 | 新しい企画はスケジュールに合わない。改善案を考えた。 |
2.無駄な修飾語を省く

ビジネスシーンでは、簡潔で明確な文章が求められるため、「〜なような」や「基本的に」などの曖昧な修飾語は最小限に留めるべきだよ。

下記のように修飾語を削るだけで、読みやすさが格段に向上するんだ。
修正前 | 修正後 |
基本的にこの提案は非常に効果的です。 | この提案は効果的です。 |
内容が際立ち、伝えたいことがストレートに伝わるわね。


修飾語を一度省いても意味が通じるかを確認する習慣をつけると、分かりやすい文章を作れるようになるよ。
3.接続詞を減らす

接続詞は文章をつなげる役割を持つけど、なくても意味が通じる場合は、省いた方がスッキリと読みやすくなるよ。

「だから」「それで」「そこで」などの接続詞が多用されると、冗長な印象を与えるため、注意しよう。

具体的には、以下のように修正してみてね。
修正前 | 修正後 |
新しいサービスが好評です。だから、次の展開を計画中です。 | 新しいサービスが好評です。次の展開を計画中です。 |
接続詞はなるべく減らせばいいのね!


ただし、「しかし」「とはいえ」など逆説の意味を持つ接続詞は、削除すると意図が伝わらなくなる場合があるから、適切に使ってね!
4.曖昧な指示語を使わない

「これ」「それ」「あれ」などの指示語は便利だけど、曖昧さを生んで、読者を混乱させる原因になるよ。

指示語の代わりに具体的な名称や数値を使うことによって、文章が明確になるんだ。
修正前 | 修正後 |
この商品は人気です。それが理由で売上が伸びています。 | 新商品のスマートフォンは人気です。売上が20%伸びています。 |

修正後は指示語がないけど、きちんと伝わるよね。
内容が具体的になり伝わりやすくなるわね。

5.内容を具体的に描写する

分かりやすい文章を作るには、抽象的な表現を避け、具体的な描写を心がけることが重要だよ。
修正前 | 修正後 |
おいしいケーキ | ふわふわのスポンジに濃厚な生クリームがたっぷりのった、苺のショートケーキ |
修正後のほうが美味しそうね。


具体的な数値を入れると、より正確に伝わるよ。

抽象的な言葉を見直し、詳細な情報を加える習慣をつけることによって、伝わりやすい文章が書けるようになる。
6.繰り返し表現を避ける

同じ意味の語句を重複して使う「重言」や「二重表現」は、文章を冗長に感じさせるよ。

読者に不自然な印象を与えることもあるから、なるべく避けるようにしよう!
修正前 | 修正後 |
元旦の朝 | 元旦 |
何だか、無意識に使ってしまいそうね。


ピンクちゃんの言うとおり、意外と無意識に使われることが多いから、書いた文章を読み返す際に注意が必要なんだ。
7.主語と述語の一致を保つ

主語と述語が正しく一致していない文章は、読み手に混乱を与えるよ。

この状態は「ねじれ」と言って、文章が複数の意味に解釈される原因になるんだ。
修正前 | 修正後 |
彼の趣味は映画を見ることが好きだ。 | 彼の趣味は映画鑑賞だ。 |

上記の場合だと、主語「彼の趣味」と述語「好きだ」が一致していないため、意味が不明瞭だよね。
修正後はねじれが解消されたわね。


主語と述語が対応していない文章は誤解を生む可能性があるから、書き終えたら必ず確認するのがポイントだよ。
8.修飾語は修飾対象の直前に配置する

修飾語を被修飾語から離して配置すると、文章の意味が伝わりづらくなるよ。
修正前 | 修正後 |
彼は昨日、友人と新しい映画館で楽しく映画を観た。 | 彼は昨日、友人と楽しく新しい映画館で映画を観た。 |
修正前は、「楽しく」がどの部分を修飾しているのか分かりにくいわね。


修飾語を被修飾語の直前に置くことにより、意味が明確になるよ。

また、修飾語が複雑にならないよう、短い文章にすることも効果的なんだ。
9.レイアウトを見やすくする

読み手に伝わりやすい文章には、視覚的な配慮が必要だよ。

漢字、ひらがな、カタカナのバランスを意識し、特に漢字が多すぎて重くならないように気をつけてみて。

一文に情報を詰め込みすぎると、読む側に負担をかけるんだ。
修正前 | 修正後 |
新製品は軽量で、バッテリーの持ちがよく、デザインもシンプルで魅力的です。 | 新製品の特徴:1.軽量 2.バッテリーの持ちが良い 3.シンプルなデザイン |
修正後は、情報が整理されて見やすいわね。

10.最初に結論を述べる

文章を分かりやすくするためには、結論を最初に述べる「PREP法」が効果的だよ。

具体的には、最初に伝えたい結論(Point)を述べて、次にその理由(Reason)を示し、具体例(Example)で裏付け、最後に結論(Point)を再掲して締めくくるよ。

たとえば、下記のように文章を作成してみてね。
Point(結論) | リモートワークは業務効率を向上させます。 |
Reason(理由) | 通勤時間の削減により集中力を高め、柔軟なスケジュール管理が可能になるからです。 |
Example(具体例) | たとえば、1日あたりの通勤時間が往復2時間の従業員がリモートワークに移行すると、1週間で10時間も業務やスキル向上に充てられるようになります。 |
Point(結論) | したがって、リモートワークは業務効率を高める効果的な手段です。 |
すごい!読み手が主旨を一目で理解できるわね。

まとめ

文章の書き方やコツについて解説したけど、ピンクちゃんもできそうかな?
少し苦手意識があったけど、コツを押さえれば分かりやすい文章が書けそうだわ。


文章作成は慣れも必要だから、何回もこなすうちに上手くなると思うよ!

最後にまとめとして、以下2点を頭にメモしていってね。
まとめ
◆コツを押さえれば、誰でも分かりやすい文章が書ける
◆分かりやすい文章を書くポイントは、「簡潔に言い切る」「無駄な修飾語を省く」「接続詞を減らす」「曖昧な指示語を使わない」「内容を具体的に描写する」「繰り返し表現を避ける」「主語と述語の一致を保つ」「修飾語は修飾対象の直前に配置する」「レイアウトを見やすくする」「最初に結論を述べる」の10個
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