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ビジネス

更新日: 2024/5/13

バックオフィスとは?主な職種や役割を解説【効率化のポイントも】

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「バックオフィス」って言葉をよく聞くけど、会社の裏方業務って意味でいいのかな?

たしかにバックオフィスは裏方ではあるけれど、会社全体の活動を円滑にするために大事な存在よ。

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どうしよう・・・大事な存在なのに、バックオフィスをよく理解できてないや。

それじゃあ今回は、バックオフィスについて主な職種や役割を解説して、バックオフィス業務の効率化のポイントも紹介するわよ!

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ピンクちゃん、お願いします!

バックオフィスとは?主な職種をチェック

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「バックオフィス」とは、営業やマーケティングなどの会社の利益に関わる部署・部門を、後方から支える部署全体のことを指すわよ。

いわゆる、縁の下の力持ちってことだね。

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具体的には、下記のような部署がバックオフィスに該当するわ。

総務 備品の発注や管理・オフィスの管理やメンテナンスなど
人事/労務 給与計算や社会保険などの手続き・採用情報の管理や新規採用
経理 会社の日々の資金の出し入れや取引の記録
法務 法律に関する業務を担当
監査 完了した業務を検証・誤ったプロセスがないかの確認
経営企画 具体的な目標設定・企業の成長戦略の策定
広報/宣伝 会社の活動を社外に伝え、社内報やイベントの企画を担当/広告の選定や広告素材を手配
情報システム システムの維持管理や障害の改善・IT資産の管理を担当
一般事務・秘書 データ入力やファイリングなどの細かい事務作業・スケジュールの管理や調整
営業事務 請求書や納品書の作成・営業担当者をサポート
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これら以外にも、会社によってはバックオフィスに該当する部署もあるわよ。

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たとえば、金融系の会社では、証券取引所で株式や債券を売買する部署や、小売系の会社では、在庫の管理・発注・検品作業を行う部署があるの。

どちらも欠かせない、重要な役割を担っているんだね!

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フロントオフィスとの違いは?バックオフィスの重要性を解説

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バックオフィスと対照的なのが、フロントオフィスよ。

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フロントオフィスは、取引先や顧客と直接接点を持ち、売上や利益を上げたり、顧客からのクレームに対応したりする部門のことよ。

それじゃあ、営業などがフロントオフィスに該当するのかな。

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代表的なのが営業で、ほかにも販売やマーケティング、カスタマーサポートなどの部署もフロントオフィスの一種よ。

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直接的な利益には関与しないバックオフィスだけど、バックオフィスが疎かになると、フロントオフィスの業務が円滑に進まなくなるの。

たしかに、社会保険の手続きとか、使っているシステムのトラブル改善とか、全部自分でやってたら大変だもんね。

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だからこそ、バックオフィス体制をしっかりと整えておく必要があるのよ。

バックオフィスで生まれがちな課題を紹介

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強固なバックオフィス体制を築くためには、よくある課題を把握しておくことも大切よ。

どのような課題があるの?

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下記が、バックオフィスでよくある課題よ。

バックオフィスで生まれがちな課題

1.人員の配置が難しい


2.アナログ管理によるヒューマンエラーが起こる


3.業務が属人化してしまう

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それぞれが起こる原因とともに、以下で詳しく見ていきましょう。

1.人員の配置が難しい

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バックオフィスは、繁忙期と閑散期の差が激しく、業務量に差が出てしまうことで、人員配置が難しいの。

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たとえば、請求書の精算書の対応に時間を割かれて忙しい時期もあれば、対応数が少なくやることがない時期もあるわよね。

人手が足りないときもあれば、やりがいが感じられないほど暇なときもあるってことだね。

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でも、一時的に人材を雇うってこともできるんじゃない?

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繁忙期のみアルバイトを雇う会社もあるけど、採用活動が必要になったり、契約関係にトラブルが起こったり、負担やリスクのほうが大きい場合も多いのよ。

2.アナログ管理によるヒューマンエラーが起こる

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バックオフィスは、未だにアナログ管理の会社が多いの。

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意図しないヒューマンエラーも多いし、データ入力や集計、帳簿付けなどは、ルーティンワークだから気が緩んでミスすることもよくあるわね。

人間がやっている以上は、ミスは避けられないか・・・

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特に繁忙期などは、複数の作業を並行して進める必要があるから、ミスが起こりやすいわよ。

3.業務が属人化してしまう

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業務の属人化も、バックオフィスによくある課題よ。

属人化って何?

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属人化とは、特定業務に関する手順や状況を担当者のみが把握していて、周囲に共有されていない状態のことよ。

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ここでは、バックオフィスの部署または社員ごとに、専門的な知識が必要で、ほかの人が対応しにくいことを指すわよ。

たしかに、法律に関わる部署などは適切な人材を見つけるのは難しいし、業務内容も共有できないかも。

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バックオフィス業務の効率アップ方法を紹介

それにしても、バックオフィス業務って単純に見えて、わりとたくさんの課題があるんだね。

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そうね。課題を踏まえて、バックオフィス業務の効率を上げることが大事なの。

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以下の3つが、バックオフィス業務の効率アップの方法よ。

バックオフィス業務の効率アップ方法

1.ツールやシステムを利用する


2.RPAを導入する


3.専門性が高い業務は外注する

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それぞれポイントを解説していくから、よーく聞いてね。

はーい!

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1.ツールやシステムを利用する

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バックオフィス業務の効率を上げるためには、まずツールやシステムの利用を検討してね。

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たとえば、経費精算ツールを利用すれば、クレジットカードや、交通系ICカードや乗換案内アプリと連携して、立替精算書を自動作成できるのよ。

ツールやシステムによる作成なら、時間的コストもミスも減りそうだね。

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最近は、紙を電子化するドキュメントハンドリングソフトなども普及しているわ。

2.RPAを導入する

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バックオフィス業務の効率アップには、RPAの導入もおすすめよ。

RPAって初めて聞いたけど、どんなものなの?

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RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、データ入力などの定型業務を、ソフトウェアに実行させて自動化するプログラムのことよ。

ツールと同じように、作業時間の短縮や、ヒューマンエラーの削減に繋がりそうだね。

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しかも、RPAは24時間365日稼働できるわよ。

RPAを導入したほうが、生産性もアップできるね。

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ただし、定型化されていない業務や判断が必要な業務は不得意だから、注意してね。

3.専門性が高い業務は外注する

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専門性が高いバックオフィス業務なら、外注するのもいいわね。

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外注の費用はかかるけど、コスト削減や作業時間の短縮にも繋がるわよ。

そういえば、記帳や帳票類の発行など請け負うサービスもあるよね。

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ほかにも法務や労務など、素人では対応が難しい業務の場合は、弁護士や社会保険労務士に依頼するのがいいわね。

まとめ

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バックオフィスは、会社において欠かせない存在ということが分かったかしら?

一般的な企業だと、どうしてもフロントオフィス側の人が目立つけど、バックオフィスで働く人に感謝しなきゃね。

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最後にまとめとして、以下3点を頭にメモしていってね。

まとめ

◆「バックオフィス」とは、会社の利益に関わる部署・部門を、後方から支える部署全体のこと。


◆バックオフィスは、直接的な利益には関与しないものの、フロントオフィスを支えるために重要な役割を担っている。


◆バックオフィス業務の効率アップのためには、ツールやシステムの利用、RPAの導入、専門性が高い業務の外注がおすすめ。

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会社を運営する場合は、バックオフィスの重要性を把握した上で、体制を整えることを意識してみてね。

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ピンク

経営企画・ビジネス
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お姉さんキャラで真面目。真面目だから、資金調達や事業計画を練る経営企画周りが得意。一方で、流行りのマーケティングには疎い。

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