バックオフィスとは？主な職種や役割、効率化のポイントを解説

「バックオフィス」って言葉をよく聞くけど、会社の裏方業務って意味でいいのかな？

どうしよう･･･大事な存在なのに、バックオフィスをよく理解できてないや。

ピンクちゃん、お願いします！

「バックオフィス」とは、営業やマーケティングなどの会社の利益に関わる部署・部門を、後方から支える部署全体のことを指すわよ。

具体的には、下記のような部署がバックオフィスに該当するわ。

これら以外にも、会社によってはバックオフィスに該当する部署もあるわよ。

たとえば、金融系の会社では、証券取引所で株式や債券を売買する部署や、小売系の会社では、在庫の管理・発注・検品作業を行う部署があるの。

バックオフィスと対照的なのが、フロントオフィスよ。

フロントオフィスは、取引先や顧客と直接接点を持ち、売上や利益を上げたり、顧客からのクレームに対応したりする部門のことよ。

代表的なのが営業で、ほかにも販売やマーケティング、カスタマーサポートなどの部署もフロントオフィスの一種よ。

直接的な利益には関与しないバックオフィスだけど、バックオフィスが疎かになると、フロントオフィスの業務が円滑に進まなくなるの。

だからこそ、バックオフィス体制をしっかりと整えておく必要があるのよ。

強固なバックオフィス体制を築くためには、よくある課題を把握しておくことも大切よ。

下記が、バックオフィスでよくある課題よ。

それぞれが起こる原因とともに、以下で詳しく見ていきましょう。

バックオフィスは、繁忙期と閑散期の差が激しく、業務量に差が出てしまうことで、人員配置が難しいの。

たとえば、請求書や納品書の対応に時間を割かれて忙しい時期もあれば、対応数が少なくやることがない時期もあるわよね。

繁忙期のみアルバイトを雇う会社もあるけど、採用活動が必要になったり、契約関係にトラブルが起こったり、負担やリスクのほうが大きい場合も多いのよ。

バックオフィスは、未だにアナログ管理の会社が多いの。

意図しないヒューマンエラーも多いし、データ入力や集計、帳簿付けなどは、ルーティンワークだから気が緩んでミスすることもよくあるわね。

特に繁忙期などは、複数の作業を並行して進める必要があるから、ミスが起こりやすいわよ。

業務の属人化も、バックオフィスによくある課題よ。

属人化とは、特定業務に関する手順や状況を担当者のみが把握していて、周囲に共有されていない状態のことよ。

ここでは、バックオフィスの部署または社員ごとに、専門的な知識が必要で、ほかの人が対応しにくいことを指すわよ。

そうね。課題を踏まえて、バックオフィス業務の効率を上げることが大事なの。

以下の3つが、バックオフィス業務の効率アップの方法よ。

それぞれポイントを解説していくから、よーく聞いてね。

バックオフィス業務の効率を上げるためには、まずツールやシステムの利用を検討してね。

たとえば、経費精算ツールを利用すれば、クレジットカードや、交通系ICカードや乗換案内アプリと連携して、立替精算書を自動作成できるのよ。

最近は、紙を電子化するドキュメントハンドリングソフトなども普及しているわ。

バックオフィス業務の効率アップには、RPAの導入もおすすめよ。

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、データ入力などの定型業務を、ソフトウェアに実行させて自動化するプログラムのことよ。

しかも、RPAは24時間365日稼働できるわよ。

ただし、定型化されていない業務や判断が必要な業務は不得意だから、注意してね。

専門性が高いバックオフィス業務なら、外注するのもいいわね。

外注の費用はかかるけど、コスト削減や作業時間の短縮にも繋がるわよ。

ほかにも法務や労務など、素人では対応が難しい業務の場合は、弁護士や社会保険労務士に依頼するのがいいわね。

バックオフィスは、会社において欠かせない存在ということが分かったかしら？

最後にまとめとして、以下3点を頭にメモしていってね。

会社を運営する場合は、バックオフィスの重要性を把握した上で、体制を整えることを意識してみてね。