コミュニケーションコストって？「高い」「低い」どちらがいいの？

そんなに疲れて見える？

実は最近の会議、なんだか進みが悪いというか、話がまとまらなくて時間ばかりかかってるの。

コミュニケーションコストって何？

コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通を行う際にかかる時間や労力のことよ。

それなら、「スムーズにコミュニケーションがとれているかどうか」って考えてみるといいかもしれないわね。

ええ。情報伝達の際に時間や手間がかかる状態だとコストが高い、逆にスムーズに情報伝達ができていれば、コストが低いと言えるのよ。

いくつか懸念されることがあるわ。

1つ1つは些細なことでも、それが後に大事になってしまう可能性が出てきてしまうのよ。

コミュニケーションがスムーズに取れなくてストレスになったり、その人に対する不満が溜まったりして、関係性が上手くいかなくなることを表しているわ。

それもあるわね。ビジネスシーンでは、要領を得ない話し方をしていると、相手のストレスになる場合が多いわよ。

情報伝達が上手くいかないと、齟齬が発生したり認識が食い違ったりして、意思決定が遅れてしまう場合があるの。

異なる部署間の場合だと、連携が上手くいきにくい側面もあるのよ。

そうよね。認識の齟齬を防ぐためには、定期的に進捗報告の機会を設けるなどして、情報共有するのがおすすめよ。

情報伝達が上手くいかずに余計な時間を使っていると、他の作業にも影響してくるのよ。

そう。少ないやり取りでも同じ認識を持てていれば、修正が発生しても大がかりなものにはならないはずよ。

そうよ！何度も同じ説明を繰り返さないといけなかったり、話が二転三転したりすると、疲れてきてしまう可能性があるわ。

きちんと理解できないまま業務を進めてしまうことは問題だけれども、説明をする方もされる方も要点を押さえてやり取りできるといいわね。

それぞれのコミュニケーションスキルももちろんあるけど、業務に対する知識の差や、コミュニケーションツールを使いこなせていないことが主な原因ね。

ベテラン社員と新入社員では、業務に対して持っている知識が違うでしょう？

ベテラン社員にとっては当たり前の内容でも、業務経験の少ない人にとっては初めて聞く内容の場合もあるから、ベテラン社員が大事なことを省かずに丁寧に説明すると、未経験の人も早く業務について理解できるわよね。

情報共有の難しさ以外にも、自由に意見を交わすことやアイデアを出し合うことも難しくなるの。

そういったことが巡り巡って、生産性や効率を低下させてしまうという懸念があるのよ。

それじゃあ、いくつか対策を紹介するわね。

コミュニケーションを取る際には、情報を明確に伝えることが重要よ。

そうね。言葉の選び方や表現方法を工夫することで、相手も理解しやすくなるわ。

コミュニケーションは双方向で行うものだから、話し方を気にするだけではなくて、相手の話を理解しようとする姿勢も大切よ。

相手から伝えられていることを正しく理解することも必要だし、不明な点があればなるべく早く解消しておかないといけないわ。

分からないことを気軽に質問できる関係性も作っておけると、さらにいいわよ。

急ぎだったら直接口頭で伝えるか電話、急ぎでないのならメールやチャットツールを使うなどして、状況に応じて伝える手段を選ぶってことよ。

でしょ？状況に応じて適切な連絡手段を選択することで、コストを下げることができるの。

今は、コミュニケーションをとるためのツールがたくさんあるわよね。

ちょっとした質問なら、わざわざメールを送るよりも、SlackやChatworkのようなチャットツールを使う方がスムーズよ。

いいわね！社員全員がコミュニケーションを取るためのツールを活用できれば、コミュニケーションコストをグッと下げられるわ。

コミュニケーションコストについて理解できたかしら？

スムーズで無駄のないコミュニケーションができていると、効率よく事が運ぶから生産性の向上にもつながるのよ。

それが1番のメリットかもしれないわね。