コミュニケーションコストって？「高い」「低い」どちらがいいの？

そんなに疲れて見える？

実は最近の会議、なんだか進みが悪いというか話がまとまらなくて時間ばかりかかってるの。

コミュニケーションコストって何？

コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通を行う際にどれくらいの時間や労力がかかるのかということよ。

スムーズにコミュニケーションがとれているかどうかって考えてみるといいかもしれないわね。

ええ。情報伝達の際に時間や手間がかかる状態だとコストが高い、逆にスムーズに情報伝達ができていればコストが低いと言えるのよ。

いくつか懸念されることがあるわ。

1つ1つは些細なことでも、それが後に大事になってしまう可能性が出てきてしまうのよ。

コミュニケーションがスムーズに取れなくてストレスになるとか、その人に対しての不満が溜まることで関係性が上手くいかなくなる事を表しているわ。

それもあるかもしれないけど、ビジネスシーンでは特に要領を得ない話し方をしていると相手のストレスになる場合もあるわね。

情報伝達が上手くいかないと、齟齬が発生したり認識が食い違ったりして、意思決定が遅れてしまう場合があるということね。

異なる部署間の場合だと、連携が上手くいきにくい側面もあるのよ。

定期的に進捗報告の機会を設けるなどして、情報共有できるといいわね。

情報伝達が上手くいかないことで余計な時間を使っていると他の作業にも影響してくるのよ。

そう。コミュニケーションが取れていて少ないやり取りでも同じ認識を持てていれば、修正が発生しても大がかりなものにはならないはずよ。

何度も同じ説明を繰り返さないといけないとか、話が二転三転することがあると疲れてきてしまう可能性があるわね。

きちんと理解できないまま業務を進めてしまうことは問題だけれども、説明をする方もされる方も要点を押さえてやり取りできるといいわね。

それぞれのコミュニケーションスキルももちろんあると思うけど、業務に対する知識の差とかコミュニケーションツールの使い方かしら。

その業務に対して精通しているベテラン社員と新入社員では業務に対して持っている知識が違うでしょう？

ベテラン社員にとっては当たり前の内容でも、業務経験の少ない人にとっては初めて聞く内容の場合もあるから、説明する側が初めて業務を行う人でも理解できるようにすると、相手も早く業務について理解できるわよね。

情報共有の難しさ以外にも、自由に意見を交わすことやアイデアを出し合うことも難しくなるの。

そういったことが巡り巡って、生産性や効率を低下させてしまうという懸念があるのよ。

いくつか対策方法があるわよ。

コミュニケーションを取る際には、情報を明確に伝えることが重要よ。

そうね、言葉の選び方や表現方法を工夫することで相手も理解しやすくなるわ。

コミュニケーションは双方向のものだから、話し方を気にするだけではなくて相手の話を理解しようとする姿勢も大切よ。

相手から伝えられていることを正しく理解することも必要だし、不明な点があればなるべく早く解消しておかないといけないわ。

分からないことを気軽に質問できる関係性も作っておけると、さらにいいわね。

急ぎだったら直接口頭で伝えるか電話をする、そこまで急ぎでないのならメールやチャットツールを使うなどして、状況に応じてどう伝えるか手段を選ぶってことよ。

状況に応じて適切な連絡手段を選択することでコストを下げることができるわよ。

今はコミュニケーションをとるためのツールがたくさんあるわよね。

取引相手によっては使用ツールを指定されるから、それぞれをチェックしないといけないのね。

遠方に行く必要がなくなって交通費や宿泊費が減るのは企業にとっても経費削減になるわ。

コミュニケーションコストについて理解できたかしら？

スムーズで無駄のないコミュニケーションができていると、効率よく事が運ぶから生産性の向上にもつながるのよ。

それが1番のメリットかもしれないわね。